Algemene Voorwaarden
Versie: 3 november 2026
1. Algemeen
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle boekingen, aankopen en diensten van Moai, waaronder ruimteverhuur, Open Coworking, beurtenkaarten en georganiseerde activiteiten.
Moai wordt uitgebaat door:
MOAI (Hanne Vanmeirhaeghe)
Golflaan 51, 9830 Sint-Martens-Latem
Ondernemingsnummer: BE 0776.853.796
E-mail: moai@allureagency.be
Website: www.studiomoai.be
Door een boeking of aankoop te bevestigen, verklaart de klant kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en ermee akkoord te gaan, voor zover ze voor de aankoop of boeking beschikbaar zijn gesteld.
Afwijkende afspraken zijn enkel geldig wanneer ze vooraf schriftelijk door Moai zijn bevestigd.
2. Boekingen en betalingen
2.1. Reservaties EN BEVESTIGING
Alle aanvragen tot inschrijving zijn onderworpen aan aanvaarding door Moai. Een boekingsaanvraag wordt pas definitief na uitdrukkelijke bevestiging door Moai.
Moai behoudt zich het recht voor een boekingsaanvraag te weigeren wanneer de aard van de geplande activiteit niet verenigbaar is met het gebruik, de mogelijkheden of het karakter van de locatie, of wanneer er wettelijke, praktische of veiligheidsbezwaren bestaan.
Bij weigering van een boekingsaanvraag wordt een eventueel reeds betaald bedrag volledig terugbetaald.
De klant is verantwoordelijk voor het correct invullen van de contact- en facturatiegegevens en voor het doorgeven van correcte en eerlijke informatie over het geplande gebruik van de ruimte.
2.2. Prijzen en betalingen
De prijzen van Moai worden duidelijk vermeld bij de betreffende diensten.
Bij ruimteverhuur en de aankoop van beurtenkaarten wordt het volledige bedrag vooraf betaald. Voor betalende Moai Moments gelden de betalingsvoorwaarden die bij de betreffende activiteit worden vermeld.
Betalingen verlopen via de betaalmogelijkheden die tijdens het boekingsproces worden aangeboden.
2.3. Facturatie
Klanten kunnen bij het boeken aangeven of ze als particulier of als onderneming aankopen en de nodige facturatiegegevens bezorgen.
Voor professionele klanten worden facturen opgemaakt en verzonden overeenkomstig de wettelijke verplichtingen, waaronder de verplichte elektronische facturatie via Peppol wanneer deze van toepassing is.
Particuliere klanten kunnen op aanvraag een factuur ontvangen, voor zover een factuur niet reeds wettelijk verplicht is.
3. Ruimteverhuur
3.1. Gebruik van de ruimtes
Moai stelt haar ruimtes ter beschikking voor onder andere vergaderingen, fotoshoots, en workshops.
De ruimtes mogen uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor ze gereserveerd zijn. Een wijziging van het geplande gebruik moet vooraf met Moai besproken en goedgekeurd worden.
Het is niet toegestaan de gereserveerde ruimte zonder voorafgaande toestemming van Moai onder te verhuren of aan derden ter beschikking te stellen.
De organisator is verantwoordelijk voor de personen die hij uitnodigt en ziet erop toe dat zij de huisregels respecteren.
3.2. Huurperiode en tijdsgebruik
De gereserveerde huurperiode omvat de volledige tijd waarin de ruimte gebruikt wordt, inclusief voorbereiding, opbouw, afbraak en opruimen.
De huurder zorgt ervoor dat alle activiteiten afgerond zijn en de ruimte volledig is opgeruimd en verlaten vóór het einde van de gereserveerde periode.
Langer gebruik van de ruimte is uitsluitend mogelijk na voorafgaand akkoord van Moai en afhankelijk van de beschikbaarheid.
Ongeoorloofd langer gebruik kan aanleiding geven tot een bijkomende vergoeding van €60 excl. btw per begonnen half uur.
3.3. Annuleren en verplaatsen
Een reservatie kan tot 48 uur voor aanvang kosteloos worden geannuleerd of verplaatst, afhankelijk van de beschikbaarheid.
Bij definitieve annulering gelden de volgende voorwaarden:
- Minstens 48 uur vóór aanvang: 100% terugbetaling.
- Minder dan 48 uur, maar minstens 24 uur vóór aanvang: 50% terugbetaling.
- Minder dan 24 uur vóór aanvang: geen terugbetaling.
Annuleringen of verplaatsingen tot 48 uur vooraf kunnen via het online boekingssysteem worden uitgevoerd. Voor annuleringen binnen de 48 uur neemt de huurder rechtstreeks contact op met Moai.
Bij afwezigheid zonder voorafgaande annulering is geen terugbetaling voorzien.
Terugbetalingen worden verwerkt via de oorspronkelijke betaalmethode. Eventuele dwingende wettelijke rechten blijven onverminderd van toepassing.
3.4. Opruimen en schoonmaak
De huurder verbindt zich ertoe de ruimtes achter te laten in dezelfde nette en verzorgde staat als waarin ze werden aangetroffen.
Dit houdt onder andere in dat:
- Alle meubels en materialen op hun oorspronkelijke plaats worden teruggezet.
- Afval in de voorziene afvalbakken wordt gedeponeerd.
- Eigen materialen, decoratie en persoonlijke bezittingen worden verwijderd.
- De sanitaire voorzieningen en gebruikte ruimtes netjes worden achtergelaten.
Eventuele schade of problemen worden zo snel mogelijk aan Moai gemeld en kunnen aanleiding geven tot bijkomende kosten.
Wanneer bijkomende schoonmaak of herstel nodig is door onzorgvuldig gebruik, kunnen de aantoonbare en redelijke kosten daarvan worden doorgerekend aan de verantwoordelijke huurder, voor zover wettelijk toegestaan.
3.5. Catering, decoratie en materialen
Externe catering is mogelijk na voorafgaand overleg en akkoord van Moai.
De huurder staat in voor de praktische organisatie, het opruimen en het verwijderen van meegebrachte materialen.
Het gebruik van kaarsen, open vuur, vuurwerk en andere brandgevaarlijke toepassingen is niet toegestaan.
Decoratie mag geen schade veroorzaken aan muren, meubels of andere onderdelen van de ruimte. Het bevestigen van materialen aan muren of meubels is enkel toegestaan na voorafgaand akkoord van Moai.
3.6. Aanwezigen en bijeenkomsten
De ruimtes zijn uitsluitend toegankelijk voor de personen die deelnemen aan de gereserveerde activiteit.
De huurder informeert Moai vooraf over het doel van de bijeenkomst en het verwachte aantal aanwezigen.
Het toegelaten aantal personen per ruimte mag niet worden overschreden.
Activiteiten waarvoor de ruimte niet geschikt of bedoeld is, kunnen door Moai worden geweigerd.
4. Open Coworking
4.1. Werking
Open Coworking biedt ondernemers de mogelijkheid om tijdens de beschikbare coworkdagen bij Moai te werken.
De beschikbare dagen worden via de online boekingskalender gecommuniceerd. Het aanbod kan variëren afhankelijk van de planning en beschikbaarheid van de ruimtes.
Open Coworking is toegankelijk van 07.30 tot 17.30 uur, tenzij anders aangegeven op het boekingsplatform.
Coworkers mogen binnen deze uren vrij aankomen en vertrekken. Een reservatie geeft recht op één coworkdag, ongeacht de effectieve aanwezigheidstijd. Indien de coworker geen volledige dag aanwezig was, geeft dit geen aanleiding tot (gedeeltelijke) terugbetaling of vergoeding.
Koffie, thee, wifi en gebruik van de tuin zijn inbegrepen, voor zover de betreffende voorzieningen beschikbaar en toegankelijk zijn.
4.2. Beurtenkaarten
Open Coworking kan uitsluitend worden geboekt met een geldige Moai-beurtenkaart.
Er zijn drie formules beschikbaar:
- 5 beurten
- 10 beurten
- 20 beurten
Iedere beurt geeft recht op één coworkdag tijdens de beschikbare Open Coworking-momenten.
De beurtenkaarten kunnen uitsluitend gebruikt worden voor Open Coworking en niet voor andere diensten of georganiseerde activiteiten van Moai, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
4.3. Geldigheidsduur
Alle beurtenkaarten zijn 190 dagen geldig vanaf de aankoopdatum, wat overeenkomt met ongeveer zes maanden.
Na afloop van de geldigheid vervallen ongebruikte beurten. Deze kunnen niet worden omgezet naar andere diensten of terugbetaald, behoudens wettelijke rechten.
4.4. Persoonlijk gebruik
Een beurtenkaart is strikt persoonlijk en uitsluitend bestemd voor de persoon die ze heeft aangekocht.
Het is niet toegestaan beurtenkaarten of afzonderlijke beurten door te geven, te delen of door te verkopen aan derden.
4.5. Coworkdagen reserveren
Na aankoop ontvangt de klant een persoonlijke boekingscode waarmee beschikbare coworkdagen gereserveerd kunnen worden.
Per gereserveerde coworkdag wordt één beurt van de kaart afgetrokken.
Een reservatie is verplicht en uitsluitend mogelijk zolang er plaatsen beschikbaar zijn.
Een beurtenkaart geeft geen garantie op een plaats op een specifieke datum.
4.6. Annuleren en verplaatsen
Een gereserveerde coworkdag kan kosteloos worden geannuleerd of verplaatst tot uiterlijk 24 uur vóór de aanvang van de coworkdag.
Bij tijdige annulering wordt de gereserveerde beurt opnieuw beschikbaar op de beurtenkaart, binnen de oorspronkelijke geldigheidsduur.
Bij annulering minder dan 24 uur vooraf of bij afwezigheid zonder annulering wordt de beurt niet teruggegeven.
4.7. Terugbetaling van beurtenkaarten
Aangekochte beurtenkaarten worden niet volledig of gedeeltelijk terugbetaald wanneer de klant beslist de kaart niet verder te gebruiken.
Uitzonderlijke situaties kunnen individueel met Moai besproken worden. Deze bepaling doet geen afbreuk aan de wettelijke rechten van de klant.
4.8. Annulering door Moai
Wanneer Moai een reeds geboekte coworkdag annuleert, wordt de gebruikte beurt opnieuw beschikbaar gesteld.
Bij langdurige of uitzonderlijke sluiting die het gebruik van de beurtenkaart wezenlijk beperkt, wordt de geldigheidsduur passend verlengd.
Wanneer een dienst definitief niet kan worden geleverd, wordt een passende oplossing voorzien met respect voor de toepasselijke wettelijke rechten.
5. Moai Moments en georganiseerde activiteiten
5.1. Algemeen
Moai organiseert activiteiten zoals Cowork Days, Moai Sessions en andere kleinschalige events op verzoek.
De inhoud, timing, inbegrepen voorzieningen en eventuele deelnameprijs worden per activiteit gecommuniceerd.
Deelname aan een activiteit waarvoor inschrijving vereist is, is enkel mogelijk na bevestiging van de reservatie.
5.2. Annuleren en verplaatsen
Voor betalende Moai Moments gelden de volgende annuleringsvoorwaarden:
- Minstens 48 uur vóór aanvang: 100% terugbetaling.
- Minder dan 48 uur, maar minstens 24 uur vóór aanvang: 50% terugbetaling.
- Minder dan 24 uur vóór aanvang: geen terugbetaling.
Verplaatsingen zijn mogelijk tot 48 uur vooraf, voor zover de activiteit en beschikbare plaatsen dit toelaten.
Bij afwezigheid zonder voorafgaande annulering is geen terugbetaling voorzien.
Deze regeling doet geen afbreuk aan dwingende wettelijke rechten.
5.3. Annulering door Moai
Wanneer Moai een betalende activiteit annuleert, ontvangt de deelnemer het volledige betaalde deelnamebedrag terug.
Deelnemers worden zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van eventuele wijzigingen of annuleringen.
6. Huisregels
6.1. Respect voor de ruimte
Moai is een gedeelde plek waar rust, respect en zorgvuldig gebruik centraal staan.
Iedere bezoeker wordt gevraagd rekening te houden met de andere aanwezigen, de ruimtes netjes te houden en zorgvuldig om te gaan met de beschikbare voorzieningen.
Overmatige geluidshinder, overlast voor de buurt, storend gedrag of activiteiten die schade kunnen veroorzaken aan de omgeving en anderen zijn niet toegestaan.
Doorgangen en uitgangen moeten steeds vrij blijven.
Aanwezige voorzieningen mogen niet zonder toestemming worden verplaatst, aangepast of verwijderd.
6.2. Honden
Honden zijn welkom bij Moai, mits voorafgaand overleg en akkoord.
Honden moeten zindelijk, rustig en sociaal zijn en mogen geen hinder veroorzaken voor andere bezoekers.
Ze blijven onder toezicht van hun eigenaar, die verantwoordelijk is voor het gedrag van het dier en eventuele schade die het veroorzaakt.
Moai kan de aanwezigheid van een hond weigeren indien dit nodig is voor het comfort of de veiligheid van andere aanwezigen.
6.3. Toegang en bezoekers
De locatie is uitsluitend toegankelijk tijdens de overeengekomen huurperiode, geboekte coworkdag of georganiseerde activiteit, tijdens de uren daarbij aangegeven.
Extra bezoekers mogen niet zonder voorafgaande toestemming worden uitgenodigd buiten de afspraken van de reservatie.
Bezoekers respecteren de privacy van andere aanwezigen en betreden geen ruimtes die niet voor hun boeking beschikbaar zijn.
7. Schade en aansprakelijkheid
Iedere bezoeker is verantwoordelijk voor het zorgvuldig gebruik van de ruimtes en aanwezige materialen.
Schade, defecten of andere problemen moeten zo snel mogelijk aan Moai worden gemeld.
De huurder of bezoeker is aansprakelijk voor schade die door hemzelf of door personen voor wie hij verantwoordelijk is, wordt veroorzaakt, overeenkomstig het toepasselijke recht.
Moai kan de aantoonbare herstel- of vervangingskosten verhalen op de aansprakelijke partij, voor zover wettelijk toegestaan.
Persoonlijke bezittingen blijven onder de verantwoordelijkheid van hun eigenaar.
Moai is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen, tenzij Moai hiervoor volgens de toepasselijke wetgeving schuld toe heeft.
Geen enkele bepaling van deze algemene voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit wanneer een dergelijke uitsluiting wettelijk niet is toegestaan.
8. Wijzigingen en annuleringen door Moai
Moai kan zich in uitzonderlijke omstandigheden genoodzaakt zien een reservatie of activiteit te wijzigen of te annuleren, bijvoorbeeld door onvoorziene omstandigheden, technische problemen of overmacht.
De klant wordt hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht.
Bij annulering van een betaalde ruimteverhuur of activiteit door Moai wordt het betaalde bedrag volledig terugbetaald, tenzij de klant vrijwillig instemt met een alternatief.
Voor Open Coworking gelden de bepalingen over het teruggeven van beurten en eventuele verlenging van de geldigheidsduur.
9. Herroepingsrecht
Voor klanten die als consument online een aankoop doen, gelden de wettelijke bepalingen inzake het herroepingsrecht.
Voor bepaalde diensten die op een specifieke datum of binnen een specifieke periode worden uitgevoerd, kan een wettelijke uitzondering gelden.
Voor aankopen waarop het wettelijke herroepingsrecht van toepassing is, beschikt de consument in principe over 14 kalenderdagen om de overeenkomst te herroepen.
Een verzoek tot herroeping kan worden gericht aan moai@allureagency.be. Wanneer een herroeping rechtsgeldig wordt uitgeoefend, wordt de terugbetaling afgehandeld overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen.
10. Privacy
Moai verwerkt persoonsgegevens voor het beheren van reservaties, aankopen, betalingen en communicatie met klanten.
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
Meer informatie is beschikbaar in de privacyverklaring.
11. Vragen, klachten en geschillen
Voor vragen, opmerkingen of klachten kan de klant contact opnemen via moai@allureagency.be.
Moai streeft ernaar eventuele problemen in eerste instantie in onderling overleg op te lossen.
Op alle overeenkomsten met Moai is het Belgische recht van toepassing, met behoud van de dwingende wettelijke bescherming van consumenten.
12. Wijzigingen aan de algemene voorwaarden
Moai behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden aan te passen voor toekomstige boekingen en aankopen.
Op een bestaande overeenkomst blijven in beginsel de voorwaarden van toepassing die golden op het moment van de boeking of aankoop, tenzij een wijziging rechtsgeldig wordt overeengekomen of wettelijk vereist is.