Laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026

Bij Moai hechten we belang aan jouw privacy en gaan we zorgvuldig om met je persoonsgegevens. Of je nu onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een ruimte boekt of deelneemt aan een van onze events: we verwerken je gegevens op een transparante en veilige manier.

In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarvoor we ze gebruiken, hoe we ze beschermen en welke rechten je hebt.

Dit privacybeleid is van toepassing op de website www.studiomoai.be en de diensten en activiteiten van Moai.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Moai is een handelsnaam van de eenmanszaak Hanne Vanmeirhaeghe en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen haar werking worden verwerkt.

Moai – Hanne Vanmeirhaeghe
Golflaan 51
9830 Sint-Martens-Latem
België

Ondernemingsnummer: BE 0776.853.796
E-mail: hanne@allureagency.be
Website: www.studiomoai.be

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Afhankelijk van de manier waarop je met Moai in contact komt, kunnen we volgende persoonsgegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: voornaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele bedrijfsgegevens.
• Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, btw-nummer, facturatieadres en andere gegevens die nodig zijn voor een correcte facturatie.
• Communicatiegegevens: informatie die je zelf verstrekt via ons contactformulier, e-mail of andere communicatiekanalen.
• Boekings- en deelnamegegevens: informatie over je reserveringen, gekozen diensten, geplande tijdstippen, deelname aan events en eventuele opmerkingen bij je boeking.
• Betalingsgegevens: informatie over betalingen en transacties. Betalingen worden verwerkt via een beveiligde externe betalingsprovider.
• Technische en gebruiksgegevens: zoals je IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, bezochte pagina's en informatie over je gebruik van onze website, voor zover deze gegevens worden verzameld.
• Beeldmateriaal: foto's en video's die met jouw toestemming worden gemaakt tijdens activiteiten of events van Moai.

We verzamelen uitsluitend gegevens die relevant zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

3. Waarom verwerken we jouw gegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, telkens op basis van een geldige rechtsgrond overeenkomstig artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

3.1. Om vragen en contactaanvragen te beantwoorden

Wanneer je ons contactformulier invult of rechtstreeks contact met ons opneemt, verwerken we de gegevens die je zelf verstrekt, zoals je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en bericht.

We gebruiken deze informatie uitsluitend om je vraag te beantwoorden, je aanvraag op te volgen en indien relevant verdere afspraken te maken.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om vragen en aanvragen te behandelen, of het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek wanneer je contact opneemt met het oog op een mogelijke boeking of samenwerking.

3.2. Om boekingen en reservaties te beheren

Wanneer je een ruimte, coworkingmoment of andere dienst bij Moai reserveert, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je boeking correct te registreren en uit te voeren.

Dit omvat onder andere je contactgegevens, bedrijfs- en facturatiegegevens, het gekozen tijdstip, de geboekte dienst en eventuele opmerkingen die je zelf toevoegt.

We gebruiken deze gegevens om:

• Je boeking te registreren en te bevestigen.
• Praktische informatie over je reservering te bezorgen.
• Je op de hoogte te brengen van eventuele wijzigingen.
• Je boeking en het gebruik van onze diensten administratief op te volgen.
• Contact met je op te nemen wanneer dat nodig is voor de uitvoering van je reservering.

Voor het beheer van reservaties maken we gebruik van Acuity Scheduling, een externe boekingssoftware.

Rechtsgrond: de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek.

3.3. Om betalingen en facturatie te verwerken

Voor het verwerken van online betalingen maken we gebruik van Stripe. Tijdens het betaalproces worden de noodzakelijke betaalgegevens rechtstreeks en beveiligd verwerkt door deze betalingsprovider.

Moai ontvangt de informatie die nodig is om betalingen te bevestigen, transacties administratief op te volgen en eventuele terugbetalingen te verwerken.

Daarnaast verwerken we de nodige facturatiegegevens om te voldoen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Rechtsgrond: de uitvoering van een overeenkomst en het naleven van wettelijke verplichtingen.

3.4. Om inschrijvingen voor events en activiteiten te beheren

Wanneer je je inschrijft voor een event, workshop, Focus Day, Slow Morning of andere activiteit van Moai, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je deelname te registreren en het event praktisch te organiseren.

We gebruiken deze gegevens onder meer om je inschrijving te bevestigen, praktische informatie door te sturen en je te informeren over eventuele wijzigingen.

Voor bepaalde events verlopen de inschrijving en betaling via een verkooppagina van Stripe.

Rechtsgrond: de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek.

3.5. Om nieuwsbrieven en updates te versturen

Wanneer je je vrijwillig inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken we je e-mailadres en eventuele andere gegevens die je bij je inschrijving verstrekt.

We gebruiken deze gegevens om je op de hoogte te houden van nieuws over Moai, toekomstige events, nieuwe initiatieven en andere relevante updates.

Voor het beheer en de verzending van onze nieuwsbrieven maken we gebruik van Flodesk.

Rechtsgrond: jouw uitdrukkelijke toestemming.

Je kunt je op elk moment uitschrijven via de uitschrijflink onderaan iedere nieuwsbrief. Je toestemming intrekken heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

3.6. Om onze website te analyseren en te verbeteren

We gebruiken Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, bijvoorbeeld welke pagina's worden bezocht, hoe bezoekers op de website terechtkomen en hoe de website wordt gebruikt.

Deze gegevens helpen ons om de werking, inhoud en gebruiksvriendelijkheid van onze website te verbeteren.

Voor het gebruik van analytische cookies en vergelijkbare technologieën vragen we vooraf jouw toestemming via onze cookiebanner.

Rechtsgrond: jouw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens via niet-noodzakelijke analytische cookies en vergelijkbare technologieën.

Meer informatie over de gebruikte cookies en hoe je jouw voorkeuren kunt aanpassen, vind je in ons cookiebeleid.

3.7. Om foto's en video's te gebruiken

Tijdens events, workshops en andere activiteiten kunnen foto's en video's worden gemaakt voor communicatiedoeleinden, zoals onze website, sociale media of andere promotionele uitingen.

Wanneer je herkenbaar in beeld wordt gebracht voor deze doeleinden, vragen we hiervoor jouw toestemming.

Rechtsgrond: jouw toestemming.

Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen. We zullen het betrokken beeldmateriaal dan verwijderen uit onze eigen kanalen voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is. Een intrekking heeft geen terugwerkende kracht en kan niet garanderen dat reeds verspreid of door derden opgeslagen materiaal volledig verdwijnt.

3.8. Om onze locatie te beveiligen

Voor de beveiliging van onze locatie, bezoekers en eigendommen kunnen bewakingscamera's worden gebruikt.

Eventuele camerabeelden worden uitsluitend verwerkt voor beveiligingsdoeleinden, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, waaronder de Belgische Camerawet. Camerabewaking wordt ter plaatse aangeduid met de wettelijk vereiste pictogrammen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij de bescherming van personen en eigendommen, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving.

4. Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

We verkopen of verhuren jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

Om onze website en dienstverlening goed te laten functioneren, doen we wel een beroep op externe dienstverleners die in bepaalde gevallen persoonsgegevens verwerken.

Dit omvat onder andere:

• Webflow: voor de hosting en technische werking van onze website.
• Acuity Scheduling (Squarespace): voor het verwerken en beheren van boekingen.
• Stripe: voor de veilige verwerking van online betalingen en eventinschrijvingen.
• Flodesk: voor het beheren van nieuwsbriefinschrijvingen en het versturen van nieuwsbrieven.
• Google: voor e-mailcommunicatie, gegevensopslag en websiteanalyse.
• CookieYes: voor het beheer van cookievoorkeuren.
• Administratieve en boekhoudkundige dienstverleners: voor facturatie, boekhouding en de naleving van wettelijke verplichtingen.

We delen uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening van deze partijen.

Waar van toepassing, maken we afspraken met deze dienstverleners over de vertrouwelijkheid en bescherming van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden gedeeld met bevoegde overheidsinstanties wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

5. Worden jouw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

Voor bepaalde diensten maken we gebruik van internationale technologieaanbieders. Hierdoor kunnen persoonsgegevens worden verwerkt of toegankelijk zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, zorgen we ervoor dat hiervoor een geldige wettelijke doorgiftegrondslag bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen, waaronder de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Je kunt via ons contactadres meer informatie vragen over de toepasselijke waarborgen voor internationale gegevensdoorgiften.

6. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, rekening houdend met eventuele wettelijke bewaartermijnen.

Daarbij hanteren we de volgende uitgangspunten:

• Contactaanvragen en correspondentie: zolang nodig om de aanvraag te behandelen en eventuele vervolgcommunicatie te verzorgen. Wanneer de communicatie relevant is voor een overeenkomst of geschil, kunnen we ze langer bewaren zolang dat noodzakelijk en gerechtvaardigd is.
• Boekings- en klantgegevens: gedurende de looptijd van de dienstverlening en daarna zolang dat nodig is voor administratieve opvolging, wettelijke verplichtingen of de behandeling van eventuele geschillen.
• Facturen en boekhoudkundige documenten: gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen.
• Nieuwsbriefgegevens: zolang je ingeschreven blijft op onze nieuwsbrief of totdat je jouw toestemming intrekt, behoudens gegevens die beperkt moeten worden bijgehouden om je uitschrijving te respecteren.
• Analytische gegevens en cookies: volgens de bewaartermijnen en instellingen van de gebruikte analysetools en cookies, zoals nader toegelicht in ons cookiebeleid.
• Foto's en video's: zolang ze relevant zijn voor de communicatiedoeleinden waarvoor toestemming werd gegeven, of totdat je jouw toestemming intrekt, voor zover verdere bewaring niet op een andere geldige rechtsgrond berust.
• Camerabeelden: overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen voor camerabewaking.

Wanneer de toepasselijke bewaartermijn is verstreken, verwijderen of anonimiseren we de betrokken persoonsgegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

7. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Dit omvat onder meer het gebruik van beveiligde systemen en verbindingen, toegangsbeperkingen en zorgvuldig geselecteerde dienstverleners.

De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

Hoewel we de nodige maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen, kan geen enkele vorm van digitale gegevensverwerking of -overdracht volledige veiligheid garanderen.

8. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de website correct te laten functioneren en, mits jouw toestemming, inzicht te krijgen in het gebruik ervan.

We maken hierbij onderscheid tussen:

• Strikt noodzakelijke cookies: deze zijn noodzakelijk voor de technische werking, beveiliging en basisfunctionaliteiten van de website.
• Analytische cookies: deze helpen ons om het gebruik van de website te begrijpen en de gebruikerservaring te verbeteren. Ze worden alleen geplaatst of uitgelezen nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven.

We gebruiken CookieYes om jouw cookievoorkeuren te beheren.

Via de cookiebanner kun je niet-noodzakelijke cookies aanvaarden of weigeren en je voorkeuren later opnieuw aanpassen.

Meer informatie over de gebruikte cookies, hun doeleinden en bewaartermijnen vind je in ons afzonderlijke cookiebeleid.

9. Welke rechten heb je?

Overeenkomstig de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je hebt, binnen de voorwaarden van de toepasselijke wetgeving, het recht om:

• Inzage te vragen: je kunt opvragen welke persoonsgegevens we over jou verwerken en hoe we deze gebruiken.
• Je gegevens te laten verbeteren: wanneer bepaalde gegevens onjuist of onvolledig zijn, kun je vragen om ze aan te passen.
• Je gegevens te laten verwijderen: in de gevallen waarin de wet dit toestaat, kun je verzoeken om jouw persoonsgegevens te wissen.
• De verwerking te laten beperken: onder bepaalde voorwaarden kun je vragen om de verwerking van jouw gegevens tijdelijk te beperken.
• Bezwaar te maken: je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met jouw specifieke situatie.
• Je gegevens over te dragen: wanneer de wettelijke voorwaarden vervuld zijn, kun je vragen om bepaalde persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te dragen.
• Je toestemming in te trekken: wanneer een verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kun je die op elk moment intrekken.

Je kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar hanne@allureagency.be.

We behandelen jouw verzoek binnen de wettelijke termijn, in principe binnen één maand na ontvangst. Indien nodig en wettelijk toegestaan, kan deze termijn worden verlengd. In dat geval brengen we je hiervan tijdig op de hoogte.

Wanneer we redelijke twijfels hebben over je identiteit, kunnen we aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren.

Bepaalde rechten zijn niet absoluut. Zo kunnen we verplicht zijn sommige gegevens te bewaren om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

10. Kun je een klacht indienen?

Wanneer je vragen of opmerkingen hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, kun je steeds contact met ons opnemen via hanne@allureagency.be.

Ben je van mening dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, dan heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Dit doet geen afbreuk aan je recht om andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden te benutten.

11. Externe websites en diensten

Onze website kan links bevatten naar externe websites, boekingspagina's, betaalomgevingen of sociale mediaplatformen.

Wanneer je deze externe diensten gebruikt, kunnen de betrokken aanbieders zelf persoonsgegevens verwerken overeenkomstig hun eigen privacybeleid.

We raden je aan hun privacyverklaringen te raadplegen wanneer je gebruikmaakt van deze diensten.

12. Wijzigingen aan dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, de manier waarop we persoonsgegevens verwerken of de toepasselijke wetgeving verandert.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.studiomoai.be.

Bij belangrijke wijzigingen die een bijkomende kennisgeving vereisen, informeren we de betrokken personen op een passende manier.

13. Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid, wil je weten welke persoonsgegevens we van jou verwerken of wil je een van jouw rechten uitoefenen?

Neem gerust contact op via:

Moai – Hanne Vanmeirhaeghe
Golflaan 51
9830 Sint-Martens-Latem
hanne@allureagency.be

‍